Для проведение сеанса видеоконференцсвязи Организаторам мероприятия необходимо:

  1. Подготовить письмо Председателю ТК ДВО РАН (согласно п.3.1. Административного регламента СВКС ДВО РАН). Копия письма с положительной резолюцией будет автоматически направлено Администратору СВКС для исполнения.
  2. Согласовать с владельцами зданий, где установлены элементы СВКС ДВО РАН, вопросы использования помещений на время проведения мероприятия. Время проведения сеансов ВКС должно выбираться рабочее с учетом часовых поясов всех участвующих площадок. Не следует заказывать включение площадок, на которых не обеспечена явка участников. 
  3. Если предполагается видеозапись выступлений, необходимо оформить авторское разрешение для каждого автора на размещение видеозаписи выступления на Интернет. Разрешение на размещение информации в сети Интернет является временной заменой лицензионного договора и удостоверяет разрешение на некоммерческое размещение на Медиаархиве, принадлежащем ДВО РАН, видеозаписи лекции, доклада, выступления, сделанного в ходе сеанса ВКС. Заполненное и подписанное автором разрешение нужно направить Администратору СВКС по адресу vcs@febras.netРазрешение на размещение информации в сети Интернет (образец).