Для проведение сеанса видеоконференцсвязи Организаторам мероприятия необходимо:

1. Подготовить письмо Председателю ТК ДВО РАН (согласно п.3.1. Административного регламента СВКС ДВО РАН) и Приложение к заявке на использование элементов СВКС ДВО РАН (on-line форма). Сформированное Приложение к заявке вместе с другими приложениями направить Администратору СВКС по адресу vсs@febras.net.
2. Согласовать с владельцами зданий, где установлены элементы СВКС ДВО РАН, вопросы использования помещений на время проведения мероприятия. Время проведения сеансов ВКС должно выбираться рабочее с учетом часовых поясов всех участвующих площадок. Не следует заказывать включение площадок, на которых не обеспечена явка участников. 
3. Если предполагается видеозапись и трансляция выступлений, необходимо оформить авторское разрешение для каждого автора на размещение видеозаписи выступления на Интернет. Разрешение на размещение информации в сети Интернет является временной заменой лицензионного договора и удостоверяет разрешение на некоммерческое размещение на Медиаархиве, принадлежащем ДВО РАН или одному из его учреждений, видеозаписи лекции, доклада, выступления, сделанного в ходе сеанса ВКС с записью и трансляцией в Интернет. Заполненное и подписанное автором разрешение нужно направить Администратору СВКС по адресу vcs@febras.net. Разрешение на размещение информации в сети Интернет (образец).