Административный регламент системы видеоконференцсвязи ДВО РАН
(версия от 1 января 2015 г.) 

 
Предисловие
 
Настоящий административный регламент определяет статус и процедуры работы Системы видеоконференцсвязи ДВО РАН, порядок её эксплуатации и сопровождения. Содержит определения терминов, процедур эксплуатации и использования системы.
 
1.  Термины и Определения
 
1.1. Система Видеоконференцсвязи Корпоративной сети ДВО РАН, краткое название: СВКС ДВО РАН, ниже: «СВКС». СВКС предназначена для обеспечения корпоративного сервиса видеоконференцсвязи для сотрудников Дальневосточного отделения РАН. СВКС состоит из центрального узла ВКС и Площадок ВКС, определяемых ниже.
 
1.2. Корпоративный сервис ВКС − ретрансляция, запись и воспроизведение через сеть видео-, аудио- и цифровых потоков мероприятий, проводимых в ДВО РАН в режиме реального времени, а также в записи.
 
1.3. Пользователями ВКС являются сотрудники и учреждения ДВО РАН, а также, по представлению учреждений ДВО РАН, другие организации и лица, выполняющие с ними совместные работы и исследования  в различных областях науки и техники. Пользователи ВКС получают доступ к услугам ВКС с использованием Площадок ВКС, либо с индивидуального устройства (ПК, планшет, смартфон), имеющего необходимое ПО ВКС и поддержку видео и аудио.
 
1.4. Площадка ВКС − помещение, оборудованное аппаратурой видеоконференцсвязи, подключенной к Центральному узлу СВКС через инфраструктуру Корпоративной сети ДВО РАН (далее – КС ДВО РАН). 
 
1.5. Внешняя площадка ВКС − помещение стороннего пользователя, оборудованное аппаратурой видеоконференцсвязи, подключенной к СВКС (Центральному узлу ВКС или Площадке ВКС) на время проведения Сеанса ВКС через IP сеть по одному из стандартных протоколов, поддерживаемых системой (например, H.320/H.323).
 
1.6. Центральный узел ВКС − оборудование, обеспечивающее работу СВКС по схеме с топологией “звезда”. Каждая Площадка ВКС для участия в Сеансе ВКС подключается к Центральному узлу ВКС.
 
1.7. Сеанс ВКС − формально регламентированный период работы СВКС (в целом или ее отдельных элементов) с целью обеспечения тестирования или предоставления корпоративного сервиса ВКС для Пользователей ВКС. 
 
1.8. Внешняя система ВКС − система ВКС, включающая сервер (серверы) многоточечных соединений и площадки ВКС, не входящие в состав СВКС ДВО РАН. Взаимодействие с Внешней системой ВКС осуществляется через IP сеть путем каскадирования систем. Каждая система передает системе - партнеру поток видео, скомпонованный её администратором, а также, при необходимости, дата-поток. 
 
1.9. Медиаархив − электронная библиотека, которая функционирует в соответствии с «Положением об электронной библиотеке «Медиаархив ДВО РАН»» и другими нормативными документами и распоряжениями, обеспечивает формирование, хранение и публикацию мультимедийных электронных документов, а также их открытую публикацию или предоставление к ним регламентированного доступа.
 
2.    Организационная структура
 
2.1. Организационная структура СВКС определяется настоящим административным регламентом, утверждаемым Председателем Телекоммуникационной Комиссии ДВО РАН.
 
2.2. Проведение Сеансов ВКС с использованием оборудования Центрального узла в интересах Пользователей ВКС разрешается в порядке, описанном в п.3 настоящего Регламента. Проведение парных сеансов ВКС БЕЗ использования оборудования Центрального узла прямым соединением двух площадок ВКС (точка-точка), либо индивидуальных устройств проводится пользователями самостоятельно по мере необходимости. 
 
2.3. Тестовые сеансы ВКС производятся по указанию Администратора СВКС.
 
2.4. Эксплуатация, поддержание и график использования помещений, доступ участников мероприятий в помещения, сохранность оборудования в помещениях, в которых размещены Площадки ВКС, обеспечивается администрацией зданий и данным Регламентом не определяется.
 
2.5. Эксплуатация СВКС, а также ее сопровождение (поддержание в исправном состоянии и плановое обновление или замена) обеспечивается Службой ВКС.
 
2.6. Служба ВКС состоит из Администратора СВКС и Администраторов Площадок СВКС. Все Администраторы ВКС назначаются решением Председателя Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН по представлению руководителей региональных узлов КС ДВО РАН и членов Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН.
 
2.7. Обязанности Администратора Площадки СВКС
1. Поддержка оборудования элементов СВКС на вверенной Площадке в рабочем состоянии, в том числе:
a) проведение первичной диагностики оборудования ВКС, принятие мер по устранению возникающих технических отказов устройств.
b) информирование Администратора СВКС о возникающих проблемах с оборудованием ВКС и работах по их устранению.
c) организация ремонта оборудования Площадки СВКС.
2. Выполнение всех инструкций и указаний Администратора СВКС ДВО РАН в части обеспечения работы элементов СКВС ДВО РАН на вверенной Площадке ВКС.
3. Проведение Сеансов ВКС, включая осуществление тестов по инструкциям от Администратора СВКС, подготовку оборудования к работе (включение и тестирование), техническое сопровождение (регулирование громкости, переключение и направление видеокамер, инструктирование пользователей) Сеанса ВКС, выключение оборудования и завершение работы Площадки после завершения Сеанса ВКС.
4. Управление конфигурацией и изменение настроек оборудования ВКС (только по указанию или с разрешения Администратора СВКС).
5. Информирование администрации здания о времени проведения предстоящего Сеанса ВКС. Форма информирования выбирается по согласованию с администрацией здания. В случае занятости зала другим мероприятием или иного конфликта – немедленное информирование Администратора СВКС о возникшей ситуации.
6. Разъяснение Пользователям ВКС положений настоящего Регламента в части, касающейся организации и проведения Сеансов ВКС.
7. Взаимодействие с администратором соответствующего регионального сегмента КС ДВО РАН по вопросам установки специальных режимов работы сети  для сервиса ВКС на период проведения Сеанса ВКС.
8. Ведение документации на оборудование площадки, учет работы оборудования, отказов и ремонтно-восстановительных работ, предоставление ежегодных отчетов Администратору СВКС.
9. Подготовка по требованию Администратора СВКС ДВО РАН отчетов по сеансам ВКС, проводимых на вверенной Площадке ВКС.
10. Оказание методической помощи пользователям в установке и настройке ПО ВКС на индивидуальные устройства. 
 
2.8. Обязанности Администратора СВКС
1. Выполнение обязанностей администратора Площадки ВКС в отношении вверенной Площадки ВКС (в случае совмещения обязанностей).
2. Извещение Администраторов площадок ВКС и главного администратора КС ДВО РАН о предстоящих Сеансах ВКС.
3. Управление конфигурацией и настройками оборудования Центрального узла СВКС ДВО РАН, включая обновление программного обеспечения и модернизация оборудования.
4. Определение полномочий Администраторов Площадок ВКС и других работников Службы ВКС.
5. Планирование и проведение тестовых Сеансов ВКС с целью отработки, настройки элементов корпоративного сервиса ВКС и обеспечения его высокого качества и надежности.
6. Техническая подготовка и проведение Сеансов ВКС, оперативный контроль и управление работой системы в ходе подготовки, проведения и завершения Сеанса ВКС.
7. Оказание методической и технической помощи Администраторам Площадок ВКС с целью повышения качества и надежности предоставления сервиса.
8. Выявление существующих и потенциальных проблем, влияющих на качество и надежности предоставления сервиса, взаимодействие со службами управления КС ДВО РАН с целью их решения. Организация ремонта вышедшего из строя дорогостоящего оборудования Центрального узла, приобретения запасных частей.
9. Сбор статистики о работе СВКС, предоставление данных и отчетов о работе СВКС в Телекоммуникационную комиссию ДВО РАН.
10. Участие в разработке и реализации планов развития СВКС, регламентов СВКС и КС ДВО РАН, в заседаниях Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН.
11. Выполнение обязанностей Администратора Медиаархива, если для этого не назначен отдельный администратор. 

2.9. Обязанности Администратора Медиаархива

1. Организация функционирования Медиаархива: прием, подготовка и хранение электронных документов.
2. Определение уровня и предоставление доступа к документам в соответствии с их принадлежностью, авторским правом, административным статусом и целевым назначением. 
3. Регистрация пользователей и предоставление им определенных полномочий.
4. Подготовка лицензионных договоров с правообладателями и разрешений на публикацию.
5. Обеспечение хранения документов в соответствии с определенными сроками их хранения.
6. Обеспечение сохранности документов, включая применение средств резервного копирования и восстановления данных.     
 
3.    Порядок организации Сеанса ВКС
  
3.0. Использование СВКС в интересах проведения проведения заседаний Президиума ДВО РАН и мероприятий, проводимых под его эгидой, регламентируется нормативными документами ДВО РАН.                           
  
3.1. Для использования СВКС при проведении мероприятий, организуемых учреждениями ДВО РАН, лицо, ответственное за организацию мероприятия:   
a) определяет список площадок СВКС, участвующих в сеансе;  
b) составляет электронное информационное письмо на имя Администратора СВКС ДВО РАН. Письмо должно содержать обоснованный запрос на проведение Сеанса ВКС, дату и время его начала и длительность, список участвующих площадок. Образец письма имеется на сайте Телекоммуникационной комиссии;
c) согласует с администрацией институтов, где установлены площадки СВКС ДВО РАН, использование помещений на время проведения мероприятия (по каждой участвующей площадке). Время проведения сеансов ВКС должно выбираться рабочее с учетом часовых поясов всех участвующих регионов.
d) информирует участников мероприятия на местах, организует их прибытие. При неявке участников площадка не участвует.
 
3.2. В случае приглашения на какую-либо Площадку ВКС сотрудников сторонних организаций ответственное лицо должно заблаговременно согласовать с администрацией здания время и порядок допуска их в помещение.