Настоящий административный регламент определяет статус и процедуры работы Системы видеоконференцсвязи ДВО РАН, порядок её эксплуатации и сопровождения. Содержит определения терминов, процедур эксплуатации и использования системы.

1.1. Система Видеоконференцсвязи Корпоративной сети ДВО РАН, краткое название: СВКС ДВО РАН, ниже: «СВКС». СВКС предназначена для обеспечения корпоративного сервиса видеоконференцсвязи для сотрудников Дальневосточного отделения РАН. СВКС состоит из центрального узла ВКС и Площадок ВКС, определяемых ниже.

 

1.2. Корпоративный сервис ВКС − ретрансляция, запись и воспроизведение через сеть видео-, аудио- и цифровых потоков мероприятий, проводимых в ДВО РАН в режиме реального времени, а также в записи.

 

1.3. Пользователями СВКС являются учреждения ДВО РАН, а также, по их представлению, другие организации и лица, выполняющие с ними совместные работы и исследования  в различных областях науки и техники.

 

1.4. Площадка ВКС − помещение, оборудованное аппаратурой видеоконференцсвязи, подключенной к Центральному узлу СВКС через инфраструктуру Корпоративной сети ДВО РАН (далее – КС ДВО РАН). 

1.5. Внешняя площадка ВКС − помещение стороннего пользователя, оборудованное аппаратурой видеоконференцсвязи, подключенной к СВКС (Центральному узлу ВКС или Площадке ВКС) на время проведения Сеанса ВКС через IP сеть по одному из стандартных протоколов, поддерживаемых системой (например, H.320/H.323).

1.6. Центральный узел ВКС − оборудование, обеспечивающее работу СВКС по схеме с топологией “звезда”. Каждая Площадка ВКС для участия в Сеансе ВКС подключается к Центральному узлу ВКС.

1.7. Сеанс ВКС − формально регламентированный период работы СВКС (в целом или ее отдельных элементов) с целью обеспечения тестирования или предоставления корпоративного сервиса ВКС для Пользователей ВКС. 

 

 

2.1. Организационная структура СВКС определяется настоящим административным регламентом, утверждаемым Председателем Телекоммуникационной Комиссии ДВО РАН.

 

2.2. Проведение Сеансов ВКС в интересах Пользователей ВКС разрешается решением Председателя Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН по письменному представлению организаторов мероприятия.

 

2.3. Тестовые сеансы ВКС производятся по указанию Администратора СВКС.

 

2.4. Эксплуатация, поддержание и график использования помещений, доступ участников мероприятий в помещения, сохранность оборудования в помещениях, в которых размещены Площадки ВКС, обеспечивается администрацией зданий и данным Регламентом не определяется.

 

2.5. Эксплуатация СВКС, а также ее сопровождение (поддержание в исправном состоянии и плановое обновление или замена) обеспечивается Службой ВКС.

 

2.6. Служба ВКС состоит из Администратора СВКС и Администраторов Площадок СВКС. Все Администраторы ВКС назначаются решением Председателя Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН по представлению руководителей региональных узлов КС ДВО РАН и членов Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН.

 

2.7. Обязанности Администратора Площадки СВКС
1. Поддержка оборудования элементов СВКС на вверенной Площадке в рабочем состоянии, в том числе:
a) проведение первичной диагностики оборудования ВКС, принятие мер по устранению возникающих технических отказов устройств.
b) информирование Администратора СВКС о возникающих проблемах с оборудованием ВКС и работах по их устранению.
2. Выполнение всех инструкций и указаний Администратора СВКС ДВО РАН в части обеспечения работы элементов СКВС ДВО РАН на вверенной Площадке ВКС.
3. Проведение Сеансов ВКС, включая осуществление тестов по инструкциям от Администратора СВКС, подготовку оборудования к работе (включение и тестирование), техническое сопровождение (регулирование громкости, переключение и направление видеокамер, инструктирование пользователей) Сеанса ВКС, выключение оборудования и завершение работы Площадки после завершения Сеанса ВКС.
4. Управление конфигурацией и изменение настроек оборудования ВКС (только по указанию или с разрешения Администратора СВКС).
5. Информирование администрации здания о времени проведения предстоящего Сеанса ВКС. Форма информирования выбирается по согласованию с администрацией здания. В случае занятости зала другим мероприятием или иного конфликта – немедленное информирование Администратора СВКС о возникшей ситуации.
6. Разъяснение Пользователям ВКС положений настоящего Регламента в части, касающейся организации и проведения Сеансов ВКС.
7. Взаимодействие с администратором соответствующего регионального сегмента КС ДВО РАН по вопросам установки специальных режимов работы сети  для сервиса ВКС на период проведения Сеанса ВКС.
8. Ведение документации на оборудование площадки, учет работы оборудования, отказов и ремонтно-восстановительных работ, предоставление ежегодных отчетов Администратору СВКС.
9. Подготовка по требованию Администратора СВКС ДВО РАН отчетов по сеансам ВКС, проводимых на вверенной Площадке ВКС.

 

2.8. Обязанности Администратора СВКС
1. Выполнение обязанностей администратора Площадки ВКС в отношении вверенной Площадки ВКС (в случае совмещения обязанностей).
2. Извещение Администраторов площадок ВКС и главного администратора КС ДВО РАН о предстоящих Сеансах ВКС на основании распоряжений Председателя Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН.
3. Управление конфигурацией и настройками оборудования Центрального узла СВКС ДВО РАН, включая обновление программного обеспечения и модернизация оборудования.
4. Определение полномочий Администраторов Площадок ВКС и других работников Службы ВКС.
5. Планирование и проведение тестовых Сеансов ВКС с целью отработки, настройки элементов корпоративного сервиса ВКС и обеспечения его высокого качества и надежности.
6. Техническая подготовка и проведение Сеансов ВКС, оперативный контроль и управление работой системы в ходе подготовки, проведения и завершения Сеанса ВКС.
7. Оказание методической и технической помощи Администраторам Площадок ВКС с целью повышения качества и надежности предоставления сервиса.
8. Выявление существующих и потенциальных проблем, влияющих на качество и надежности предоставления сервиса, взаимодействие со службами управления КС ДВО РАН с целью их решения. Организация ремонта вышедшего из строя дорогостоящего оборудования, приобретения запасных частей.
9. Сбор статистики о работе СВКС, предоставление данных и отчетов о работе СВКС в Телекоммуникационную комиссию ДВО РАН.
10. Участие в разработке и реализации планов развития СВКС, регламентов СВКС и КС ДВО РАН, в заседаниях Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН.
 

3.1. Ответственное за организацию мероприятия лицо:  
a) составляет официальное письмо на имя Председателя Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН. Оно должно содержать обоснованный запрос на проведение Сеанса ВКС, дату и время его проведения.
b) оформляет электронную заявку (http://www.febras.net/services/svks/online.html), отражающую технические и организационные аспекты будущего мероприятия;
c) согласует с администрацией институтов, где установлены площадки СВКС ДВО РАН, использование помещений на время проведения мероприятия (по каждой участвующей площадке). Время проведения сеансов ВКС должно выбираться рабочее с учетом часовых поясов всех участвующих регионов.
d) информирует участников мероприятия на местах, организует их прибытие и оформление пропусков в помещение.

 

3.2. В случае положительного решения Председателя Телекоммуникационной комиссии ДВО РАН копия письма с резолюцией направляется Администратору СВКС и главному администратору КС ДВО РАН для соответствующего исполнения. По деталям проведения Сеанса ВКС ответственное лицо взаимодействует с Администратором СВКС.

 

3.3. В случае приглашения на какую-либо Площадку ВКС сотрудников сторонних организаций ответственное лицо должно заблаговременно согласовать с администрацией здания время и порядок допуска их в помещение.